En virtud de la potestad de auto organización de las Entidad Locales, atendiendo a las circunstancias de alerta sanitaria, y únicamente durante el periodo de alarma, podrá acordarse la celebración de sesiones extraordinarias mediante medios electrónicos, siempre que quede acreditada la identidad de los miembros, el contenido de sus manifestaciones, el momento en que éstas se producen, así como la interactividad e intercomunicación entre ellos en tiempo real y la disponibilidad de los medios durante la sesión.

La Diputación de Cáceres pone a disposición de las EELL los medios técnicos y humanos necesarios para la celebración de los plenos atendiendo a las siguientes condiciones:

Solicitud y preparación

La solicitud de organización de un pleno, se realizará mediante envío de correo electrónico, desde una dirección corporativa del ayuntamiento, a la dirección , incluyendo la siguiente información:

1. Nombre de la entidad
2. Fecha y hora de celebración del pleno.
3. Relación nominal de asistentes, concejales y secretario, así como sus direcciones de correo electrónico.
4.  Indicar si se desea habilitar el chat público durante la emisión.

Las solicitudes se atenderán por riguroso orden de entrada, y se aplicarán los siguientes criterios previos a la formalización de la misma:

1. La solicitud debe realizarse con 48 horas de antelación.
2. La hora del pleno, por cuestiones de asistencia técnica, será preferentemente en horario de mañana, y con previsión de finalización del mismo antes de las 15.00 horas.
3. Por razones de atención en el servicio, no se permiten plenos simultáneos en el mismo día y hora de dos EELL de la misma Mancomunidad Integral.

Una vez confirmada la organización del pleno, la persona solicitante recibirá un correo electrónico con los siguientes detalles:

1. Confirmación de la reserva de la sala en la fecha y hora solicitada o acordada.
2. El nombre y contacto de la persona del Centro de Atención al Usuario que atenderá la organización, emisión y grabación del pleno.
3. El nombre y contacto del Operador TIC de su mancomunidad, que atenderá técnicamente a los participantes en la reunión.

Los asistentes recibirán un mensaje de correo electrónico con un enlace y la clave de acceso a la reunión. Distribuir estas credenciales entre personas no convocadas, permitiría el acceso no autorizado de las mismas al pleno como participante.

La convocatoria oficial del pleno, será competencia de la entidad local, así como la distribución previa de la documentación necesaria para la correcta celebración del orden del día.

Celebración

Una hora antes del inicio de la reunión, se envía a todos los participantes por correo electrónico un recordatorio de la reunión, conteniendo el enlace y la clave de acceso.

La sala de reuniones se abre con 15 minutos de antelación.

El pleno cuenta con la presencia de un técnico del Centro de Atención al Usuario (CAU), que permanecerá conectado durante toda la sesión sin emitir vídeo ni voz.

La alcaldía o la secretaría, a través del Operador TIC, podrán solicitar al técnico CAU la expulsión de la reunión de personas ajenas a la celebración del pleno.

Durante el desarrollo de la sesión se recomienda que el Alcalde y los portavoces mantengan la conexión abierta de vídeo, audio y micrófono, el resto de miembros desactivan su micrófono y lo activan cuando se concede la palabra o se solicita su intervención.

Se debe verificar la identidad de los asistentes nombrando a cada uno de los miembros del pleno, y estos confirmar con vídeo y voz su presencia.

El orden del día debe incluir como primer punto del mismo, la aprobación de la celebración del pleno por medios telemáticos.

Las votaciones se realizan del mismo modo que la verificación de la presencia, de forma nominal, conectando el micrófono durante la expresión del voto.

Grabación

La sesión se graba de forma íntegra y se facilita una copia de la misma mediante enlace enviado por correo electrónico a la persona que solicitó la celebración del pleno.

Asistencia técnica

Formación

En función de la demanda de solicitudes, se publicará un calendario de sesiones formativas dirigidas a Alcaldes y Secretarios a través del mismo sistema de videoconferencia.

Operadores TIC

El Operador TIC designado realizará las siguientes funciones:

1. Asistencia en la configuración de los equipos y realización de pruebas operativas previas a la celebración del pleno
2. Enlace entre el Secretario y el Centro de Atención al Usuario durante la celebración del pleno.
3. Moderación del chat del canal YouTube.

Emisión en directo

La sesión se emite en directo y en abierto, con un retraso de varios segundos, a través de los canales YouTube de la Diputación de Cáceres, y podrá ser difundida por la EELL del modo que desee.

El chat de YouTube permite la participación del público asistente a la emisión en directo, así como la realización de posibles preguntas. Si bien el canal de forma automática reconoce ciertos comportamientos no deseados, se recomienda la moderación del mismo, para conseguir una participación orientada al objeto de la sesión.

Medios técnicos y recomendaciones

El pleno se celebra a través del sistema de videoconferencia corporativo Webex Meeting. Este sistema está disponible para sistemas Windows, Mac, Linux, IOS y Android, mediante la instalación de una aplicación que permite la asistencia a la reunión.

1. Se recomienda disponer de una cámara de vídeo para emitir la señal de vídeo de la persona y poder verificar su personalidad.
2. Se recomienda el uso de auriculares con micrófono para una mayor calidad de audio y una menor perturbación de sonidos del entorno.
3. Se recomienda estar en un espacio iluminado y evitar situarse de espaldas a fuentes de naturales de luz (ventanas o balcones) que generan contraluces.

Reuniones de prueba

Se recomienda la realización de pruebas previas a la propia reunión donde verificar el correcto funcionamiento de la aplicación en la dirección: https://www.webex.com/es/test-meeting.html

Cada persona que ­accede a la sala de pruebas, crea una reunión con un único participante, y permite la verificación de la señal de audio y vídeo.

Es posible incorporar a más personas a esa reunión y a través del siguiente método:

1. Acceder a la sala de pruebas e introducir nombre y dirección de correo.
2. Permitir el acceso a la sala con la aplicación de escritorio
3. Copiar la dirección de la reunión, opción Participante: Copiar enlace de la reunión.
4. Enviar el enlace a la otra persona.
5. Realizar pruebas.